Ценное письмо с описью вложения: как отправить

Что такое ценное письмо с описью

«Ценное письмо» — так обычно называют письмо категории «с объявленной ценностью»: отправитель сам оценивает вложение и указывает эту сумму при отправке. Опись вложения — дополнительная услуга: список того, что лежит в конверте, на бланке ф. 107. По Порядку приёма и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений (приказ АО «Почта России» от 20.12.2024 № 464-п), с описью вложения пересылаются только отправления с объявленной ценностью — письма, бандероли, посылки, отправления EMS и некоторые другие.

Опись нужна, когда важно подтвердить, что именно вы отправили: претензию, договор, документы для организации, ценную вещь. Один экземпляр описи едет в конверте, второй со штемпелем почты остаётся у вас.

Как отправить ценное письмо с описью: по шагам

1. Заполните опись в двух экземплярах — от руки на бланке или в генераторе: бланк описи ф. 107 печатает оба экземпляра на одном листе A4. Подпишите каждый лист описи в обоих экземплярах.
2. Подготовьте вложение и конверт, но не заклеивайте: отправление с описью сдают открытым.
3. Определите объявленную ценность письма. Сумма оценок в описи не должна её превышать — это работник почты проверит при приёме.
4. Если нужно знать, когда письмо вручили, заполните уведомление о вручении ф. 119 — простое или заказное.
5. В отделении скажите, что отправляете письмо с объявленной ценностью и описью вложения, и отдайте открытый конверт, вложение и оба экземпляра описи.
6. Сохраните второй экземпляр описи со штемпелем и чек — с трек-номером.

Что делает работник почты

По Порядку при приёме письма с описью работник:

• сличает оба экземпляра описи между собой и с самим вложением;
• проверяет, что сумма по описи не больше объявленной ценности;
• указывает должность, расписывается и ставит оттиск календарного штемпеля на обоих экземплярах;
• вписывает номер отправления (ШПИ) в оба экземпляра — или он печатается сам, если опись формируют в системе почты;
• вкладывает первый экземпляр описи поверх вложения и заклеивает отправление;
• отмечает «С описью» на адресной стороне конверта или на адресном ярлыке;
• отдаёт вам второй экземпляр описи.

Как заполнить опись вложения

В обоих экземплярах описи указывают наименование каждого предмета, количество и сумму оценки в полных рублях, а под таблицей — общий итог количества предметов и итоговую сумму цифрами. Если предмет не оценивается, в графе «Объявленная ценность» против него ставят прочерк.

Документы записывают по наименованию, при необходимости с реквизитами, и с числом листов: «Претензия от 01.10.2026 № 15, 2 л.». Не хватило строк бланка — заполняют следующий с пометкой «лист 1», «лист 2», а итог подводят на последнем листе.

Опись можно напечатать дома: Порядок разрешает формировать её программой, если шрифт чёрный, чётко читаемый и нет исправлений от руки. Бланк описи на сайте заполняется в браузере: итог считается сам, лишние предметы переносятся на второй лист, данные никуда не отправляются.

Ценное письмо с описью и уведомлением

Уведомление о вручении ф. 119 — отдельная услуга: по ней вы узнаёте, когда и кому вручили письмо. По Порядку его оформляют по желанию отправителя, простое или заказное, но не оба сразу. Бланк заполняет отправитель: кому вернуть уведомление и по какому адресу.

Бланк ф. 119 можно заполнить и распечатать в генераторе уведомления о вручении — вместе с описью или отдельно.

Если писем много

Когда претензии или документы уходят многим адресатам, описи удобно собрать из таблицы Excel: в генераторе описи режим «Пакет из Excel» делает отдельную опись на каждого получателя и складывает все в один PDF.

При партионной отправке номер отправления на оба экземпляра описи и отметку «С описью» на адресную сторону наносит сам отправитель — так сказано в Порядке. В генераторе для номера есть колонка ШПИ.