Коротко. Инвентарный номер — уникальный номер вещи в учёте организации: по нему её находят в документах и на инвентаризации. Номер присваивают при принятии к учёту, не меняют при перемещении и не выдают повторно. Схему нумерации организация выбирает сама и закрепляет в учётной политике, а сам номер наносят на вещь — наклейкой, биркой, краской или гравировкой.
Что такое инвентарный номер
Инвентарный номер — это номер, который организация присваивает своему имуществу: компьютеру, станку, мебели, автомобилю, инструменту. Одна вещь — один номер. По нему вещь находят в учётных документах, а на инвентаризации сверяют, что стоит на месте, со списком.
Номер присваивают инвентарному объекту — это объект основных средств со всеми его приспособлениями и принадлежностями или отдельный предмет. Например, системный блок с клавиатурой и мышью можно учитывать одним объектом, а монитор, если он значим для учёта, — отдельным, со своим номером.
Обязателен ли инвентарный номер
Коммерческие организации с 2022 года учитывают основные средства по ФСБУ 6/2020 «Основные средства» (приказ Минфина от 17.09.2020 № 204н). Готовой схемы номеров стандарт не даёт: как нумеровать имущество, организация решает сама и записывает в учётной политике.
У государственных и муниципальных учреждений правило строже: по Инструкции № 157н инвентарный номер — уникальный порядковый номер, его присваивают объектам основных средств, кроме стоящих до 3 000 рублей включительно и библиотечного фонда, и наносят на объект.
Даже там, где номер не обязателен, без него трудно: два одинаковых ноутбука или стула иначе не различить ни в документах, ни на инвентаризации.
Какие бывают инвентарные номера
Формат номера закон не задаёт. Чаще всего встречаются такие схемы:
- Сквозной порядковый — 0001, 0002, 0003 — по порядку принятия к учёту. Самый простой вариант для небольшой организации.
- С префиксом — буквы или цифры перед номером показывают вид имущества или подразделение: ОС-0042, IT-0042, СКЛ-0042. По номеру сразу видно, к чему относится вещь.
- С годом — 2026-0042: видно, когда вещь приняли к учёту. Нумерация с каждым годом начинается заново, но номера не совпадают.
Как присвоить инвентарный номер
- Определите, что считается отдельным объектом: одна вещь или комплект. Это решает организация.
- Выберите схему нумерации и закрепите её во внутреннем документе: префиксы, число цифр, с какого номера начинать.
- Присвойте номер при принятии вещи к учёту и запишите его в учётную карточку или программу учёта.
- Ведите список выданных номеров: так новый номер не совпадёт со старым, а номер списанной вещи не достанется другой.
- Нанесите номер на саму вещь — наклейкой, биркой, краской или гравировкой.
Номер остаётся за вещью всё время, пока она числится в организации: при переезде в другой кабинет или передаче другому сотруднику его не меняют.
Удобно, когда у всех номеров одинаковое число цифр с ведущими нулями: 0042, а не 42. Такие номера ровно сортируются в таблице и не путаются: 42 и 420 не окажутся рядом.
Как и куда нанести номер
- Наклейка — самый быстрый способ: печатается на принтере, клеится за секунды. Подходит для офисной техники и мебели.
- Бирка или жетон — металлическая или пластиковая табличка на заклёпках или стяжке — для станков, инструмента, вещей, которые моют или трут.
- Краска или маркер — номер пишут прямо на корпусе — когда наклейка не держится.
- Гравировка — не стирается и не отклеивается, но её не перенести на другую вещь, если номер ошибочный.
Клейте номер на ровное чистое место, которое видно без разборки и которое не трётся при работе: заднюю или нижнюю стенку монитора, внутреннюю сторону дверцы шкафа, боковину стола. На одинаковых вещах — в одном и том же месте: на инвентаризации не придётся искать.
Штрихкод или QR-код рядом с номером ускоряет инвентаризацию: номер считывается сканером или телефоном, а не переписывается вручную. Насколько долго держится наклейка на свету, в тепле и при мытье, зависит от материала — уточните у поставщика наклеек.
Маркировка основных средств: наклейки за пять минут
Серию наклеек с номерами можно сделать в генераторе инвентарных номеров: впишите префикс и диапазон — например, OS-0001…OS-0100, — по желанию название организации и материально ответственного, штрихкод Code 128 или QR-код. Для штрихкода Code 128 префикс пишите латиницей: кириллицу этот код не кодирует. Генератор разложит наклейки на лист A4 — 10, 24 или 48 на листе с линиями реза — или подготовит PDF под термопринтер, по наклейке на этикетку.
Номера собираются в браузере и никуда не отправляются. Печатайте PDF в масштабе 100% — тогда наклейки совпадут с линиями реза.
Частые вопросы
Что такое инвентарный номер?
Уникальный номер вещи в учёте организации: компьютера, мебели, станка. По нему вещь находят в документах и проверяют на инвентаризации. Одна вещь — один номер.
Где найти инвентарный номер?
На самой вещи — на наклейке, бирке или гравировке, обычно на задней или боковой стенке. В организации — в учётной карточке объекта или в программе учёта.
Можно ли менять инвентарный номер?
Номер остаётся за вещью, пока она числится в организации: при перемещении между кабинетами и сотрудниками его не меняют. Номер списанной вещи другой вещи не дают.
Сколько цифр должно быть в инвентарном номере?
Число цифр нормы не задают — его выбирает организация. Удобнее одинаковая длина с ведущими нулями, например 0042: так номера ровно сортируются в таблице.
Как сделать наклейки с инвентарными номерами?
В генераторе инвентарных номеров: префикс, диапазон, по желанию организация, МОЛ и штрихкод — и PDF на лист A4 с линиями реза или на термоэтикетки. Бесплатно, без регистрации.